Termes de référence pour le recrutement d’un. e consultant.e pour la réalisation d’autoanalyses organisationnelles assorties de plans de renforcements de capacités au profit des Organisations Partenaires du Programme Action de Carême Burkina

1. Informations générales et contextuelles

À propos d’Action de Carême

Action de Carême (AdC) basée à Lucerne avec des antennes à Lausanne et Lugano, est l’œuvre d’entraide des catholiques en Suisse. Elle est actuellement engagée avec des programmes dans 14 pays d’Asie (4), d’Afrique (6) et d’Amérique latine (4) et est financé par une campagne œcuménique annuelle, des donations privées, des soutiens institutionnels, et en particulier par la Direction du développement et de la coopération (DDC) du gouvernement suisse. Dans les pays d’intervention, AdC coopère avec des organisations partenaires locales dans une perspective à long terme. Cette coopération est gérée conjointement par des responsables de programme en Suisse et par des unités de coordinations nationales dans les pays, laissant un niveau d’autonomie pour les organisations partenaires locales dans l’interprétation et la mise en œuvre des objectifs définis. Avec sa stratégie 2017-2024 intitulée « Oser le changement – promouvoir une justice globale », AdC entend centrer ses activités systématiquement sur la transformation. L’objectif premier est d’éradiquer ou de prévenir la faim, de réduire la pauvreté et de garantir l’accès aux ressources. Les projets de développement visent à permettre aux personnes concernées de façonner leur propre vie et d’impulser des processus de transformation au niveau local et régional.

A propos du Programme Pays au Burkina Faso

Actuellement, ce sont douze (12) organisations partenaires (OP) qui sont soutenues et renforcées par AdC sur le long terme. La majorité de ces organisations sont actives dans la souveraineté alimentaire (agroécologie, élevage…) ainsi que dans le renforcement des dispositifs locaux de solidarité. Ces organisations sont généralement accompagnées par une équipe technique, chapeautée par un bureau exécutif. Elles sont autonomes d’AdC. Elles collectent des frais d’adhésion, les cotisations des membres et bénéficient parfois de financements d’autres bailleurs de fonds. Annuellement, plus de 7’000 individus (membres) sont directement touchés par les activités conduites par les partenaires. Un bureau de coordination nationale, situé à Ouagadougou au sein du bureau SAGRASY Consulting, coordonne, supervise, renforce et représente les activités d’AdC au Burkina Faso.

La majorité des OP orientent leurs interventions sur l’amélioration des rendements agricoles à travers des techniques agroécologiques et la plupart des bénéficiaires sont des agriculteurs qui produisent des céréales pour l’alimentation de leurs ménages.

Les principales stratégies et résultats attendus à moyen termes sont résumées dans le tableau suivants :

A propos des organisations partenaires du Programme

Les douze organisations qui composent le programme sont constituées de neuf (9) associations locales/régionales et de trois (3) ONG nationales. Parmi les petites, il y a une association de taille moyenne et une petite organisation confessionnelle composée d’étudiant.es, des fidèles musulman.es, catholiques, protestant.es. On peut classer les partenaires en deux catégories:

• Une première catégorie qui représente des OP « fortes », c’est-à-dire qui reflètent une bonne assise disposant de bailleurs assez variés et dont la direction est assurée par des personnes bien instruites.
• Une deuxième catégorie qui représente des OP « faibles », qui sont les plus nombreuses et qui n’ont que AdC comme bailleur.

Ces organisations ont des bureaux exécutifs dont la vie associative n’est pas toujours dynamique. La plupart, ne dispose pas de stratégies internes comme celle de mobilisation de ressources et le personnel opérationnel dépend fortement des projets.

Ils mettent en œuvre les projets de développement avec les acteurs / actrices à la base composé.es en majorité d’agriculteurs et d’agricultrices, organisé.es dans des coopératives.

Enjeux et défis

La finalité de l’interventiopn d’Action de Carême est l’amélioration des conditions de vie des populations et l’approche Programme Pays à travers la mise en peuvre des projets par les organisations à la base nécessite la mise en place de certains mécanismes et un apprentissage mutuel avec ces partenaires. Par ailleurs, les projets sont exécutés dans un contexte de sécurité fragile et une rareté des ressources financières sur le plan international. Fort de ces constats, les OP du Programme devraient enboiter la voie de l’autonomisation et pour ce faire plusieus défis restent à considérer:

• Le défi de la qualité: les organisations partenaires doivent pouvoir identifier des actions à effets durables notamment au niveau des services offerts aux populations, avoir les capacités de réaliser toutes les actions dont ils ont le mandat dans le respect des normes de qualité.
• Le défi de l’innovation et de la pérennisation: il s’agit de développer des approches, démarches et pratiques d’accompagnement innovants, afin d’obtenir des résultats durables et de qualité, mais aussi de développer de nouvelles compétences afin de continuer à être opérationnels même dans des situations instables.
• Le défi de l’autonomie: avoir une politique de qualité pour ses ressources humaines afin d’être proactif et autonome dans la conception et la mise en œuvre de projets. Par ailleurs, au regard de la mobilité potentielle du personnel (agents des projets) pour diverses raisons, il s’agira de développer des outils et mécanismes pour assurer le réinvestissement des apprentissages au sein de chaque structure partenaire
• Le défi de la modernisation : le développement technologique actuel offre plusieurs possibilités d’amélioration de la performance des organisations notamment à travers les outils digitaux ; il s’agira de faciliter l’inclusion de supports digitaux dans les actions mises en place.
• Le défi de la bonne gouvernance: La fonctionalité des organes statutaires, la séparation des rôles et un bon processus d’approbation et de contrôle de l’exécutif sont autant d’indicateurs nécessaires pour montrer la crédibilité d’une organisation.

• Objectifs recherchés à travers la mission

L’objectif global du présent mandat est d’accompagner les organisations partenaires du Programme Action de Câreme Burkina Faso, dans leur processus d’autoanalyse organisationnelle et d’élaboration de leurs plans de renforcement des capacités.

Les objectifs spécifiques sont :

• Faire un état des lieux de la vision claire, des objectifs de l’organisation, de la disponibilité́ de ressources humaines suffisamment qualifiées et de moyens organisationnels (organigramme et description des fonctions, management, mode opératoire, outils de gestion, outils d’évaluation et de mise en valeur des compétences, gouvernance, communication interne et externe, mobilisation de ressources, prise en compte du genre, digitalisation…) adéquats pour mettre en œuvre de manière efficace les actions dont elles ont la responsabilité.
• Identifier les forces et faiblesses, ainsi que les opportunités à saisir et les risques et menaces à surmonter au regard de la mission et des responsabilités de chaque structure grâce à une analyse de l’environnement ;
• Identifier les besoins de compétences (techniques, numériques…) des ressources humaines des organisations et les pistes endogènes et externes pour combler les besoins;
• Etablir un plan global de renforcement des compétences des ressources humaines et d’amélioration des moyens organisationnels.

Les résultats attendus sont :

• Un état des lieux de la disponibilité de ressources humaines qualifiées ainsi que de moyens organisationnels adéquats pour la mise en œuvre des actions est fait ;
• Les forces, faiblesses, les opportunités à saisir et les risques et menaces à surmonter au regard de la mission et des objectifs de chaque structure sont identifiés ;
• Les besoins de renforcement des compétences des ressources humaines sont identifiées avec des propositions réalistes;
• Un plan global de renforcement des compétences des RH et d’amélioration des moyens organisationnels est établi pour chaque organisation partenaire et les priorités identifiées.

• Rôles et responsabilités

v  Soumissionnaire : Le/la consultant.e

La mission sera menée dans la zone d’intervention du Programme. Pour ce faire, le/la consultant.e devra :

• Elaborer et soumettre à la Coordination Nationale une méthodologie détaillée intégrant les outils de collecte des données et le plan de travail pour avis et validation, avant le démarrage de la collecte des données ;
• Participer à une réunion de cadrage avec la Coordination Nationale, afin d’harmoniser la compréhension des termes de référence et d’ajuster éventuellement la méthodologie validée ;
• Faire une revue et une analyse de l’ensemble de la documentation du projet (documents produits dans le cadre de la préparation du programme, de l’exécution et du suivi des projets) ;
• Interviewer les principales parties prenantes intervenant aux différentes échelles d’intervention ;
• Exploiter et analyser tous les matériaux collectés dans la cadre de l’étude ;
• Produire les livrables nécessaires;
• Restituer les résultats de chaque autoanalyse à chaque organisation et faire une restitution globale à la Coordination Nationale.
• Animer une session de formation de 3 jours sur un ou deux thèmes qui seront identifés de commun accord avec tous les responsables des organisations partenaires du Programme Action de Carême Burkina.

• Commanditaire : Coordination AdC

• Mettre à la disposition du/de la consultant.e la documentation et les informations nécessaires pour la réalisation de la mission ;
• Proposer au/à la consultant.e les zones d’intervention et faciliter la prise de contact avec ses partenaires ;
• Assurer le suivi de la mission ;
• S’assurer de la qualité des livrables.

• Méthodologie

Le/la consultant.e proposera l’approche, la stratégie et les outils appropriés pour atteindre les objectifs et résultats visés par le présent mandat. Néanmoins, nous recommandons une démarche participative dans laquelle chaque organisation s’approprie le processus qui devra être simple et pragmatique. Le/la consultant.e jouera un rôle d’accompagnement dans les différentes réflexions pour l’émergence d’idées pertinentes ; il/elle veillera à la prise en compte du genre dans toutes les étapes du processus. Tout le processus doit être mené en concertation permanente et étroite avec l’équipe de la Coordination Nationale ainsi que les premiers responsables des organisations concernées.

Pour la conduite de la prestation, les phases suivantes seront mises en place :

• Une rencontre de cadrage: pour la mise en cohérence des attentes et de leur compréhension par chaque partie, la validation du chronogramme, la clarification des craintes, la validation des outils et de la démarche méthodologique ;
• Un rapport de démarrage qui représente la note méthodologique détaillée de la mission, intégrant les aspects suivants : outils de collecte validés, chronogramme mis à jour, canevas de rapportage et canevas du plan de renforcement des capacités validés ;
• Une analyse documentaire, notamment la lecture et l’analyse des différentes interventions du Programme Burkina ainsi que les documents statutaires des organisations partenaires ;
• La phase de terrain, qui permettra la collecte des données entre autres à travers l’animation de séances participatives, des entretiens individuels auprès des organisations concernées et de leurs partenaires ;
• La phase d’analyse des données, d’élaboration des plans de renforcement des capacités.

• Période de mise en œuvre

La durée de la mission est de 30 H/J étalée sur 2 mois. La mission prendra fin avec l’atelier qui réunira les premiers responsables et l’équipe de la Coordination du 09 au 10 décembre 2024.

• Principaux livrables

Les livrables de cette activité sont les suivants :

• Un rapport de démarrage reprenant la méthodologie/ stratégie de mise en œuvre, les outils à utiliser, un modèle de plan de renforcement des compétences et de formation, un modèle de budget.
• Un plan de renforcement des capacités ainsi que de renforcement organisationnel à partir des analyses effectuées de chaque organisation. Le plan de renforcement des capacités devra aussi mentionner les thèmes de formation ainsi que les formations que peuvent prendre en charge chaque organisation.
• Des modules pour l’animation de l’atelier au profit des premiers responsables des organisations partenaires et de la Coordination Nationale.
• Un rapport global du mandat faisant la synthèse des différents rapports de missions d’appui aux autoanalyses organisationnelles.

L’ensemble des livrables seront rédigés en français et fournis en version électronique (Word, Excel, PDF).

NB : Les livrables définitifs sont attendus au plus tard le 30 novembre 2024.

• Zone d’intervention et cibles

Les processus d’auto-évaluations organisationnelles se tiendront au sein de chaque organisation partenaire en fonction de leur situation géographique. Quelques partenaires de la ville de Ouagadougou seront aussi concernés.

La période de réalisation de chaque analyse sera déterminée de concert avec l’organisation concernée.

• Profil du prestataire

Le/la consultant.e devra répondre au profil suivant :

• Avoir un diplôme universitaire en sciences sociales, économie, ou tout autre diplôme équivalent au domaine souhaité ;
• Avoir conduit au moins trois (03) missions de renforcement d’organisations locales ;
• Avoir des capacités d’analyse et de rédaction de manière à pouvoir respecter l’esprit des présents termes de référence
• Posséder une solide expérience en collecte de données avec les populations rurales ;
• Posséder une solide expérience dans le domaine de gestion de projets/programmes ;
• Avoir au moins une expérience similaire réalisée au profit des organisations nationales ou internationales, gouvernementales ou non gouvernementales, idéalement dans le cadre des projets/programmes de développement.
• Avoir des qualités d’organisation, de créativité, de polyvalence et un très bon sens relationnel et de communication.
• Avoir une aptitude à travailler en toute indépendance et à respecter les délais.
• Être totalement disponible sur la période de la mission
• Avoir le sens de l’empathie
• Avoir une très bonne capacité orale, d’analyse, de synthèse et de rédaction ;
• Avoir une parfaite maitrise du français

• Principes et éthique

Cette activité doit être effectuée dans le respect des considérations suivantes :

–               Droits des tiers

Les photographies représentant des personnes reconnaissables ou des lieux privés devront être accompagnées d’une autorisation signée de la personne concernée, ou de celles des parents si cette dernière est mineure (cf. Attestation en annexe).

–               Incidents

Si des problèmes surviennent pendant le travail de terrain, ou à tout autre stade de la consultation, ils doivent être immédiatement signalés à la Coordination nationale en sa qualité de maitre d’ouvrage. Si cela n’est pas fait, l’existence de tels problèmes ne peut en aucun cas être utilisée pour justifier l’impossibilité d’obtenir les résultats prévus dans ces termes de référence.

–               Propriété intellectuelle

Le/la consultant.e cède tous les droits d’utilisation des produits remis au commanditaire (Coordination nationale) qui en sera le propriétaire exclusif.

Dans l’utilisation des photos et vidéos, le/la consultant.e est tenu.e de respecter les droits de propriété intellectuelle des institutions et des communautés qui les ont      produits

–               Remise des livrables

Si la remise des livrables est retardée, ou dans le cas où la qualité des livrables s’avère nettement inférieure à la qualité convenue, les pénalités prévues dans le contrat signé avec le/la consultant.e seront applicables.

1. Conditions de mission et logistique

Pour effectuer la mission, le/la consultante devra se déplacer dans les localités concernées. La mission doit donc être disposée à dormir dans ces localités.  

Une rencontre de cadrage se tiendra après la sélection du prestataire dans les locaux de SAGRASY Consulting sis à Pissy ou en ligne. Cette rencontre a pour but d’échanger afin de lui expliquer plus clairement les attentes. Ce sera aussi l’occasion de lui expliquer la philosophie d’AdC.

Les frais de déplacement, d’hébergement et de restauration pendant ces missions seront à la charge du/de la consultant.e. Ils devront donc figurer de ce fait dans l’offre financière.

1. Soumission

Pour participer à cet appel à candidatures, les candidat.e.s doivent faire parvenir leurs offres technique et financière (de préférence dans un seul fichier) par e-mail à info@sagrasy.com et à sagrasyrecrutement17@gmail.com au plus tard le lundi 11 octobre 2024 à 17h00.

L’offre technique :

L’offre technique doit comporter les éléments suivants :

• La compréhension des TdRs, une revue critique, des recommandations et observations éventuelles,
• La démarche d’intervention préconisée,
• Un chronogramme,
• Le CV faisant ressortir les qualificatifs, au moins une référence dans ce type d’études
• Au moins une attestation de bonne fin d’exécution,
• Le diplôme requis

L’offre financière :

L’offre financière pour la prestation doit être rédigée en FCFA. Elle comprend les honoraires journaliers et toutes autres charges liées à la réalisation de la mission (les frais de déplacements, d’hébergement, de restauration, …)